Omkring 1000 forskningsbevillingsansøgninger kommer årligt gennem hænderne på ansøgningsteamet i Forskningsstøtteenheden på Aarhus Universitet.
Omkring halvdelen af årets deadlines falder i løbet af september måned. Så teamets omkring 20 medarbejdere har travlt i disse dage. Rigtig travlt.
Det fortæller Mette Meilstrup, teamleder af ansøgningsteamet i Forskningsstøtteenheden på Aarhus Universitet.
”Det er faktisk en af vores største udfordringer, at så mange ansøgningsfrister falder samtidig,” fortæller Mette Meilstrup.
Hendes team favner forskningsbevillingssansøgninger på tværs af universitetets fakulteter, så de skal støtte ansøgninger i alt fra kunsthistorie til biokemi.
Forskningsstøtte
- Forskningsstøtteenheden på Aarhus Universitet er opdelt i forskellige teams.
- Pre-award team, der løfter ansøgningssupporten.
- Post-award, der hjælper med administration af bevillinger.
- Desuden strategimedarbejdere, teamledere og studentermedhjælpere.
- Forskningsstøtteenheden er ét af tre kontorer i AU Forskning. De andre afdelinger er Technology Transfer Office (TTO) og Forskningsdatakontoret.
Og hvad er det så helt præcist, en forskningsstøtteenhed kan hjælpe med?
”Vi skriver ikke ansøgninger – det gør forskerne selv. Vi er slet ikke inde i det forskningsfaglige, og vi går ikke ind i teori og metode. Men vi kan hjælpe med alt det, der er udenom det faglige,” siger hun.
Svære udbudsregler og frustrerede forskere
Det kan være tidsplaner og budgetter, som ofte er mere komplicerede, end en forsker måske umiddelbart tror.
”En forsker laver måske et budget og en tidsplan ud fra, at hun skal indkøbe en maskine til et laboratorium og så gå i gang. Vores rolle kan være at minde om, at der er udbudsregler, som skal overholdes, og det kan skubbe en del af tidsplanen med flere måneder. Man risikerer derfor også, at projektet bliver dyrere end det oprindelige budget. Udbudsregler er naturligt nok ikke altid førsteprioritet for forskeren, så dér kan vi hjælpe,” siger hun.
Regler og compliance-krav fylder også en del.
”Der er regler og compliance-krav til den fond, man søger, men også til universitet, nationalt og EU-regler. Det bliver mere og mere komplekst,” siger Mette Meilstrup.
Der kan være compliance-beskrivelser indenfor etik, ophavsrettigheder, gdpr, kønsligestilling eller andet, nævner hun som eksempler. At rådgive en forsker omkring det hele kræver et tæt samarbejde med andre kontorer i Aarhus Universitet Forskning - blandt andet med jurister.
Forskernes udgangspunkt er vidt forskelligt.
”Forskerne er eksperter på deres fagområde, og har naturligt nok fokus på deres faglige idé. Nogle kan køre det meste af processen selv, mens andre har brug for mere support. Vores opgave er at være eksperter på alt det, der indrammer en ansøgning - fra fondskrav og budgetter til tidsplan og compliance,” siger hun.
Det er ikke altid sjovt, at få sin tidsplan ændret på grund af udbudsregler eller bruge tid på at beskrive gdpr-håndtering.
Det er altid forskernes faglighed og resultater, der driver værket. Vi bygger broen til finansieringen
Mette Meilstrup – teamleder, ansøgningsteamet, Forskningsstøtteenheden, Aarhus Universitet
“De komplekse rammevilkår og administrative krav kan naturligt skabe frustration hos forskerne. Vi er her for at aflaste dem, så de kan bruge kræfterne på forskningen,” lyder det fra Mette Meilstrup.
Kulturforståelse en del af fagligheden
Ansøgningsteamets arbejde begynder længe før den konkrete ansøgning.
”Vi taler med institutlederne om deres strategiske fokusområder, og om hvor fagmiljøerne har særlige styrker og ønske om at vokse. Det gør, at vi kan være på forkant og matche forskernes egne ideer med de mest relevante fonde og programmer og oplyse om kommende opslag i god tid,” siger hun.
“Det er altid forskernes faglighed og resultater, der driver værket. Vi bygger broen til finansieringen og gør vores bedste for, at forskerne er klar over mulighederne og tidsplaner i så god tid som muligt,” lyder det.
Der er ikke rigtig nogen Novo Nordisk Fond til kunsthistorie
Mette Meilstrup – teamleder, ansøgningsteamet, Forskningsstøtteenheden, Aarhus Universitet
Tidligere sad enheden med alle typer forskningsansøgninger, men for tre år siden omstrukturerede Aarhus Universitet, så nogle typer af ansøgninger i dag ligger decentralt ude på fakulteterne.
”Vores enhed sidder i dag i højere grad med større og mere komplekse samarbejder og ansøgninger. Det kan være forskningsprojekter, der går på tværs af lande og fagligheder. Og når forskningen bliver så kompleks, at der skal tilknyttes en forskningsleder af et internationalt konsortium,” fortæller Mette Meilstrup.
De mange internationale samarbejder stiller også særlige krav til medarbejderne i ansøgningsteamet.
”Man skal også være god til sprog og kulturforståelse, så man kan rådgive om sammensætningen af internationale konsortier, samarbejdsaftaler og ansøgninger– med forståelse for lokale forhold og processer, der tager højde for det. Det duer ikke, at man planlægger en deadline lige midt i nogle lokale helligdage, så der skal man tænke ind, at der skal leveres på et andet tidspunkt. Og man skal sikre sig, at alle i konsortiet er med på at leve op til de krav, der kan være om for eksempel ligestilling mellem køn – også i kulturer, der fungerer ganske anderledes. Det kan kræve en særlig fingerspidsfornemmelse,” siger hun.
Der er ingen særlig uddannelse indenfor forskningsstøtte, og medarbejderne i teamet på Aarhus Universitet har da også vidt forskellige baggrunde.
”Vi har mikrobiologer, økonomer, folk med baggrund i statskundskab og kommunikation – og alt muligt andet. En hel del har selv forskningserfaring og har fået interesse og forståelse for forskningsadministration derigennem. Fælles er, at man skal kunne navigere i de komplekse rammevilkår, have god talforståelse og være rigtig dygtig til processer. Man skal kunne oversætte tunge fondskrav til konkrete handleplaner, og have det strategiske overblik, der sikrer, at ansøgningen kommer sikkert i mål,” fortæller teamlederen.
Afdelingen har eksisteret siden 2002, og der er medarbejdere ansat, som har været med siden begyndelsen. Så selv om forskningsstøttefagligheden ikke kommer gennem en officiel uddannelse, er der alligevel en særlig faglighed på spil:
”Vi har brugt mange år på at forfine vores metoder og kendskab til forsknings- og fundinglandskabet. Vi sidder med i både nationale og internationale netværk og har været med til at udforme best practice for forskningsstøtte,” fortæller Mette Meilstrup.
Siger aldrig stop
Omkring 20 procent af ansøgningerne ender med at få støtte.
”Så man skal være indstillet på, at man arbejder meget intenst med noget, hvor der er størst sandsynlighed for et nederlag. Det kan ikke være den eneste målestok for vores arbejde, for det er ganske enkelt præmissen for at søge ekstern finansiering i et stærkt konkurrencepræget felt,” siger Mette Meilstrup.
Nogle forskere forsøger ad flere omgange og forskellige steder.
”Vi stopper ikke en ansøgning rent administrativt. Det gør vi aldrig. Det er altid fagmiljøerne og forskningslederen selv, der træffer den endelige beslutning. Vores rolle er at give ærlig, strategisk rådgivning, for eksempel hvis en idé ligger for langt fra fondens opslag, så forskeren træffer sin beslutning på det bedst mulige grundlag.”
Matchmaking
Mette Meilstrup sad i sin tid som rådgiver særligt med humaniora og ’arts’.
”Det var noget sværere at finde midler til arkæologi og kunst end til naturvidenskab, selv om forskningen også oftest er meget billigere. Men der er bare meget færre opslag. Der er ikke rigtig nogen Novo Nordisk Fonden til kunsthistorie, så der var det altid dejligt, når det lykkedes,” siger hun.
I dag er opgaverne mest personaleledelse af teamet.
Vi er meget påpasselige med kunstig intelligens, fordi vi sidder med fortrolige og helt spæde forskningsideer
Mette Meilstrup – teamleder, ansøgningsteamet, Forskningsstøtteenheden, Aarhus Universitet
”Så det handler om at gøre folk glade på stribe. Min fornemste opgave som teamleder er at skabe de bedste rammer for medarbejderne. Når teamet lykkes og trives, forplanter det sig til forskerne. Det er en ren kædereaktion,” ler hun.
En anden opgave for forskningsstøtteenheden er at hjælpe med at skabe tværfaglige forskningssamarbejder.
”Selv om man sidder på samme universitet, kan der være meget langt mellem ingeniørerne og humaniora. Der har vi et bredere overblik, og det er enormt fedt, når vi kan hjælpe med det match og få forskellige forskningsgrupper til at arbejde sammen. Det udvikler vi hele tiden på sammen med forskningsledelse og rådgivere på fakulteterne,” fortæller hun.
Det kan for eksempel være i forskning om udvikling af et robot-hjælpemiddel, der skal kunne aflaste hjemmeplejen. Ingeniørerne skal sørge for, at robotten kan løse opgaven og virker.
”Men det er lige så vigtigt, at både plejepersonale og patient er trygge ved den og ikke bliver skræmte eller overvældede. Så det er et eksempel på, hvordan faglighederne kan arbejde sammen, og det kan være virkelig spændende at være med i den proces,” siger Mette Meilstrup.
Ikke så meget ai
Snakkene om kunstig intelligens, og hvad det vil betyde for arbejdet og forskningen i fremtiden, fylder en del i forskningsstøtteenheden.
”Vi er meget påpasselige med kunstig intelligens, fordi vi sidder med fortrolige og helt spæde forskningsideer. Vi afsøger selvfølgelig, hvordan ai kan understøtte arbejdsprocesser i fremtiden, men datasikkerhed og fortrolighed i forhold til forskernes ideer kommer i første række,” siger hun.
Brugen af kunstig intelligens kan også gøre det sværere at gennemskue samarbejdspartnernes kompetencer.
”Ai og oversættelsesværktøjer kan skrive fantastiske oplæg på perfekt engelsk, og det er en hjælp i internationale samarbejder. Men det understreger også, hvorfor den menneskelige relation og det direkte møde er så afgørende. Vi skal sikre, at samarbejdet og kommunikationen også fungerer i praksis, når skærmen er slukket, og det kræver nærvær og god kulturforståelse,” siger Mette Meilstrup.
Mette Meilstrup og hendes kolleger er meget langt fra resultaterne af den forskning, de er med til at søge funding til.
”Men det er fedt at se en forskningsnyhed, og så kunne genkende en ansøgning, man sad med for flere år siden. I sidste ende er det jo det, det hele handler om. Vi er her for forskerne og resultaterne,” siger hun.
